Modules

Formulieren

Met de module formulieren kun je een formulier opnemen op een of meerdere pagina's. Bezoekers kunnen deze dan invullen, waarna de invoer opgeslagen en desgewenst gemaild wordt.

Werkwijze tussen formulieren en pagina's

Als je een formulier beschikbaar wilt maken voor bezoekers dan zijn daarvoor drie stappen nodig:

  1. Een pagina waarop het formulier getoond moet worden (bijvoorbeeld een pagina 'Contact')
  2. Het formulier (bijvoorbeeld een contactformulier met velden voor naam, e-mailadres en beschrijving)
  3. Het formulier uit stap 2 wordt geplaatst op de pagina uit stap 1. Dat doe je door op de pagina van stap 1 een component 'Formulierverwijzing' te plaatsen.

In dit hoofdstuk gaan we ervan uit dat de pagina uit de eerste stap al bestaat (is dat niet zo? Maak dan eerst een pagina). Wil je een formulier vaker gebruiken, dan zet je het formulier van stap 2 op meerdere pagina's.

Een formulier maken

Formulieren vind je onderaan in de boom van pagina's. Je kunt hier een onderverdeling maken door te werken met verschillende formuliermappen (zie het voorbeeld hiernaast).

Een formulier wordt dus net als een pagina aangemaakt. Klik hiervoor op de pagina Formulieren of de gewenste formulierenmap, en maak bij de tab "Onderliggende pagina's" een nieuw formulier.

 


Ingevoerde formulieren exporteren naar Excel

Boven elk formulier staat een knop om de ingevoerde waarden te exporteren naar een .csv-bestand. Zo'n bestand kun je inlezen met een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel, OpenOffice/LibreOffice Calc of Numbers.

Stap 1: Naam

De eerste stap van het maken van een formulier heeft drie opties. De naam van het formulier (bijvoorbeeld "Neem contact met ons op") spreekt voor zich. Vervolgens zijn er twee vinkjes om het gedrag van het formulier te beïnvloeden.

Bezoekers kunnen de ingevulde waarden printen

Als deze optie aan staat, dan wordt de ingevulde invoer getoond onder de bedanktekst op je website. Deze optie staat standaard en meestal uit.

Bezoekers moeten hun inzending bevestigen

Dit zorgt ervoor dat een formulierinzending pas verwerkt wordt op het moment dat een bezoeker deze heeft bevestigd. Na inzending krijgt de bezoeker dus een e-mail op het ingevulde e-mailadres (let op: er moet dus een e-mailveld aanwezig zijn in het formulier). In deze e-mail staat een bevestigingslink. Pas als daarop is geklikt wordt de inzending definitief. Definitief betekent in dit geval dat stap vijf en zes van het formulier in werking treden en dat de inzending wordt opgeslagen.

Dit betekent dus ook dat een inzending niet in de export van formulierinzendingen aanwezig is totdat deze is bevestigd. 

Stap 2: Formuliervelden

In de stap formuliervelden worden de velden van een formulier toegevoegd. Voor de meeste formuliervelden kan ingesteld worden of ze verplicht zijn. Je hebt ook de optie om een zogenaamde "tooltip" te plaatsen voor aanvullende informatie. Bijvoorbeeld "Hebt u geen lidnummer, laat dit veld dan leeg".

Tekstveld & Tekstvlak

Het veld 'tekstveld' is voor veel formulieren het meestgebruikte veld. Deze kun je gebruiken voor een invoer die korter is dan 255 karakters, zoals een naam, telefoonnummer, onderwerp, etc. Het 'tekstvlak' is groter en biedt ruimte voor meer tekst, zoals een omschrijving.

E-mailveld

Dit is een speciaal veld dat bestemd is voor de invoer van e-mailadressen. Dit veld controleert of er een geldig e-mailadres is ingevuld, maar het is ook belangrijk voor veel andere factoren:

  • Bij Stap 1: Als je hebt ingevuld dat een formulierinzending eerst bevestigd moet worden. Hiervoor moet natuurlijk wel een e-mailadres bekend zijn om de bevestigingslink naartoe te sturen. 
  • Bij stap 5: Als je hebt ingevuld dat het e-mailadres van de bezoeker gebruikt moet worden als afzender.
  • Bij stap 6: Voor de e-mailbevestiging naar de bezoeker.

Als je formulier een van deze drie factoren heeft, is het verstandig het e-mailveld verplicht te maken. Mocht je meer e-mailvelden opnemen in een formulier, dan wordt voor deze factoren alleen het eerste veld gebruikt.

Uploadveld

Met een uploadveld kan een bezoeker een bestand meesturen met het formulier.

Daarvoor is het verstandig om de keuze in bestandstypen en -grootte te beperken naar de bestanden die je als beheerder verwacht. Voor een CV in een sollicitatieformulier kun je bijvoorbeeld denken aan "doc,docx,pdf" met een grootte van maximaal 4MB. Dit heeft twee redenen:

  1. Door bestandstypen te beperken voorkom je dat eventueel schadelijke bestanden worden geüpload. 
  2. De uploads worden op de server bewaard en tellen dus mee in het schijfruimtelimiet van je hostingpakket. Met een beperking op bestandsgrootte voorkom je dat bezoekers zeer grote bestanden uploaden.

De bestandsgrootte komt verder nog aan bod in stap 5 van het formulier, waar je kunt aangeven dat de bijlage meegestuurd mogen worden met de bevestigingsmail naar de beheerder.

Om de ingezonden bestanden op te halen kun je een link vinden in de export van formulierinzendingen. Diezelfde link wordt ook meegestuurd als er een bevestigingsmail naar de beheerder wordt gestuurd (stap 5).

Keuzelijst

Met een keuzelijst kun je de bezoeker een keuze laten maken uit een of meerdere voorgedefinieerde opties. 

Aankruisvakje & Algemene voorwaarden aankruisvakje

Het aankruisvakje toont een veld om een vinkje in te zetten. Bijvoorbeeld voor "ik neem mijn partner mee".

Aanvullend hierop is het aankruisvakje voor de algemene voorwaarden. Aanvinken is voor de bezoeker verplicht en hij staat standaard uit (want dat is wettelijk verplicht). Je kunt hem linken naar een pagina met je algemene voorwaarden.

Recaptcha

De formulieren van Kirra zijn standaard onzichtbaar beveiligd tegen inzendingen van robots (spam). Het komt voor dat deze onzichtbare beveiliging niet voldoende is en dat er toch spam op formulieren binnen komt. In zo'n geval kun je een Recaptcha gebruiken. Dit is een extra veld dat elke inzender moet invullen (meer over Recaptcha). Voordat je dit veld kunt gebruiken, moet hij geconfigureerd worden. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling.

Tussenkop, witregel en alinea

Je kunt je formulier van meer informatie en structuur voorzien door gebruik te maken van opmaak. Dit kun je doen met tussenkoppen, extra witruimte en alinea's met meer uitleg.

Stap 3 & 4: Verzenden en bedanken

Stap 3: Tekst op verzendknop

In stap 3 kun je de tekst op de verzendknop invullen. Dit is standaard 'Verzenden', maar je kunt hier bijvoorbeeld ook 'Ja, ik meld mij aan!' gebruiken.

Stap 4: Bedanktekst

In stap vier kun je de bedanktekst invullen. Dit is de tekst die de bezoeker ziet op je website, nadat het formulier is ingevuld.

Aanvullend kun je met stap 6 uit het formulier de inzending bevestigen per e-mail.

Stap 5: Bevestiging naar beheerder

Het is mogelijk om de beheerder een e-mail te sturen van elke formulierinzending. Dit is niet verplicht, dus als je veel inzendingen verwacht kun je beter gebruik maken van de optie om de inzendingen te exporteren (knop bovenaan). Dat voorkomt dat je inbox vol loopt.

De ontvanger (lees: beheerder)

Vul bij 'e-mailadres ontvanger' het e-mailadres in waarop alle inzendingen binnen komen. Dit adres is dus meestal van je eigen organisatie. Verder kun je het onderwerp invullen, zodat degene die de mail uitleest snel kan zien waar de mail vandaan komt. Bijvoorbeeld "Inzending contactformulier domeinnaam.nl".

De afzender

Voor de afzender is het mogelijk om het e-mailadres van de bezoeker in te vullen. Dit kan handig zijn als je direct per mail op een inzending wilt reageren, want dan gaat je reactie naar de bezoeker. Hiervoor is het noodzakelijk dat er een 'E-mailveld' is opgenomen bij de formuliervelden (stap 2) en dat deze verplicht is.

Als alternatief kun je ook 'E-mailadres afzender' invullen, wat ervoor zorgt dat e-mail altijd van dat adres afkomstig is.

Bijlagen meesturen met de bevestigingsmail

Als je een uploadveld hebt toegevoegd in stap 2 van het formulier, dan kun je ervoor kiezen om de bestanden die daar zijn geüpload direct mee te sturen in de bevestigingsmail. Dit gebeurt alleen als de bijlagen samen niet groter zijn dan 5MB (als ze groter zijn, staan ze gewoon in de export van formulierinzendingen).

Stap 6: Bevestiging naar de bezoeker

De e-mailbevestiging naar de bezoeker is optioneel. Als je hem niet wilt gebruiken, kun je het vinkje 'Geen bevestiging sturen' aanzetten. 

Verder vul je je eigen organisatie in als afzender en kun je de bevestigingsmail voorzien van een bedanktekst. 

Onder de bedanktekst verschijnt de informatie die de bezoeker heeft ingevuld, zodat hij dat zelf nog kan nalezen. 

Stap 7: Google code

Deze stap is optioneel en wordt alleen gebruikt als je conversies wilt doormeten met Google Analytics. Weet of doe je dat niet? Dan kun je deze stap gerust overslaan.

Hieronder vind je een voorbeeld van zo'n code:

<!-- Google Code for Lead Websites Conversion Page -->
<script type="text/javascript">
/* <![CDATA[ */
var google_conversion_id = 123456789;
var google_conversion_language = "nl";
var google_conversion_format = "3";
var google_conversion_color = "ffffff";
var google_conversion_label = "abcDEFghiJKLmnoPQR";
var google_remarketing_only = false;
/* ]]> */
</script>
<script type="text/javascript" src="//www.googleadservices.com/pagead/conversion.js">
</script>
<noscript>
<div style="display:inline;">
<img height="1" width="1" style="border-style:none;" alt="" src="//www.googleadservices.com/pagead/conversion/123456789/?label=abcDEFghiJKLmnoPQR&amp;guid=ON&amp;script=0"/>
</div>
</noscript>

Stap 8: Bewaartermijn

Deze stap is beschikbaar vanaf Kirra 4.8

De meeste formulierinzendingen heb je niet tot in het einde der dagen nodig, zoals contact- of offerte-aanvragen van drie jaar geleden. Voor andere inzendingen geldt zelfs een wettelijke maximale bewaartermijn, zoals voor sollicitaties. Ook in het kader van de AVG is het raadzaam om deze stap in te vullen zodat de bewaartermijnen voor je formulieren automatisch bewaakt en behandeld worden. Bijkomend voordeel is dat de opslagruimte voor je hostingpakket automatisch opgeruimd wordt.

Let op: na het verstrijken van de bewaartermijn wordt de formulierinzending (inclusief eventuele bijlagen) definitief verwijderd.