Modules

iMailingtool

iMailingtool of Kirra Mailer wordt gebruikt om grote hoeveelheden e-mail te versturen. Bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief.

Er zijn twee versies van iMailingtool:

  • De module in Kirra
    Deze vind je in je Kirra-installatie. Dit is een module in de donkere balk links in je scherm en staat onder andere modules zoals Pagina's, Media, Gebruikers, etc.
     
  • De versie die op zichzelf staat
    Deze maakt gebruik van een eigen link en wordt gebruikt als je (nog) geen Kirra gebruikt. 

Beide versies maken gebruik van dezelfde techniek. Voor het doel van deze handleiding leggen we de module uit in screenshots, maar de stappen zullen voor voor beiden sterk vergelijkbaar zijn.


Module in Kirra

Zie links de module in Kirra, waarbij er via de zoekfilters geschakeld kan worden tussen de verschillende nieuwsbrieven en de statussen:

  • Concept: deze nieuwsbrief is nog in de maak
  • Geagendeerd: deze mailing is klaar en wordt in de toekomst verzonden
  • Bezig met verzenden: de mailing wordt op dit moment verstuurd
  • Verzonden: deze mailing is in het verleden verstuurd

Adreslijsten

Let op: afmeldingen worden verwerkt per adreslijst

De meeste mensen gebruiken meerdere adreslijsten met daarin abonnees. Als een abonnee zich afmeldt voor adreslijst A, dan kan deze nog steeds aangemeld zijn op adreslijst B.

  • Zou je een mailing uitsturen naar zowel adreslijst A als adreslijst B, dan krijgt diegene deze e-mail ook omdat hij is aangemeld op B
  • Als je alleen stuurt naar adreslijst A dan krijgt diegene de e-mail niet
  • Als je alleen stuurt naar adreslijst B dan krijgt diene de e-mail wel

Goed gebruik van adreslijsten zorgt dat afmeldingen automatisch juist verwerkt worden. Dit is (wettelijk) belangrijk. Lees onderstaand hoofdstuk daarom aandachtig door.

Werking van adreslijsten

Een adreslijst wordt gebruikt voor een bepaalde "bron". Zo kun je adreslijsten hebben als:

  • Aanmeldingen via domeinnaam.nl
  • Aanmeldingen van de huishoudbeurs
  • Medewerkers
  • Adressen uit ons CRM

Het kan zijn dat je voor een mailing een adreslijst bijwerkt met nieuwe gegevens. Dit wordt hieronder uitgelegd.

Let op: omdat afmeldingen per adreslijst worden verwerkt, is het niet de bedoeling om voor elke mailing een nieuwe adreslijst aan te maken. Je kunt hiervoor wel een bestaande lijst bijwerken.

Statussen voor adressen

Er zijn verschillende termen voor een abonnee. Een abonnee kan tegelijkertijd in meerdere adreslijsten staan (met verschillende statussen). Het is ook mogelijk dat een abonnee vaker voorkomt in een adreslijst; bijvoorbeeld als diegene eerder was afgemeld en nu weer is aangemeld (diegene krijgt dan ook weer mailingen). 

  • Actief
    Deze abonnee heeft de aanmelding bevestigd en krijgt mailingen
     
  • Afgemeld
    Deze abonnee is in het verleden aangemeld geweest, maar heeft zich afgemeld voor een of meerdere adreslijsten.
     
  • Kandidaat / Niet bevestigd
    Deze abonnee heeft zich aangemeld, maar nog niet bevestigd (zogenaamde opt-in). Deze abonnee krijgt nog geen mailingen.

Tips voor het gebruik van Excelbestanden

Er kan gewerkt worden met Excel-bestanden (ook wel spreadsheets genoemd). Hou hiervoor de volgende richtlijnen aan:

  • De eerste regel van je bestand bevat per kolom een kop, zoals "email", "naam", etc. daaronder volgen de gegevens
  • We herkennen een aantal synoniemen van e-mail zoals "email", "e-mailadres", "e-mail adres" maar bijvoorbeeld niet "e-mailadres medewerker thuis". Als je "email" gebruikt, komt het altijd goed.
  • Uitgebreidere functies van Excel zoals formules, filtering, werkbladen en referenties kunnen zorgen dat het bestand onleesbaar wordt voor iMailingtool.

Voorbeeldweergave van een adresbestand:
Downloaden als Excel-bestand

email aanhef naam
h.smith@a-team.gov heer Smith
b.a.baracus@a-team.gov heer Baracus
[...] [...] [...]
a.allen@a-team.gov mevrouw Allen

 

Tip: lukt het niet om een Excel-bestand te uploaden? Sla hem dan op als een .csv-bestand (Bestand > Opslaan als). De extensie '.csv' staat voor "comma separated value". Dit is een bestand met platte tekst waarin de uitgebreidere functies van Excel niet mogelijk zijn en dus niet worden opgeslagen. Omdat dit bestandstype minder complex is, gaat het importeren beter.

Let op: maak een kopie voordat je acties uitvoert op een adreslijst

Het is verstandig om een kopie (back-up) van een adreslijst te maken voordat je de adreslijst wijzigt. Dat kun je doen door de adreslijst te exporteren en hem tijdelijk op te slaan op je computer. Zo weet je zeker dat je altijd terug kunt naar die situatie van voor je wijziging. Maak een export van zowel de aangemelde als afgemelde adressen.

Tip: verwijder de bestanden van je computer nadat je een mailing hebt verzonden of anderszins zeker weet dat je bewerking goed is. Het verwijderen is een belangrijke stap voor de veiligheid, maar moet pas gebeuren nadat je zeker weet dat je de bestanden niet meer nodig hebt.

E-mailadressen toevoegen aan een adreslijst

Er zijn vijf manieren om e-mailadressen toe te voegen aan een adreslijst, op volgorde van meestgebruikt:

  1. Excel-bestand toevoegen aan adreslijst
    Voorbeeldvideo met stappen (bij laatste stap kies bij Gewenste actie "Toevoegen")
    Resultaat: Alle e-mailadressen die wel in het Excel-bestand staan maar niet in de adreslijst worden toegevoegd. Er worden geen abonnees afgemeld.
    Voorbeeld: Als je een adreslijst hebt met 100 adressen en er staan 25 in het Excel-bestand, heb je hierna een adreslijst met 125 adressen
     
  2. Excel-bestand synchroniseren met adreslijst
    Voorbeeldvideo met stappen (bij laatste stap kies bij Gewenste actie "database leegmaken en nieuwe data importeren")
    Resultaat: Adreslijst wordt gelijk gemaakt met het Excel-bestand met behoud van afmeldingen. Adressen die niet in het Excel-bestand staan worden uitgeschreven. Dit is handig als je voor elke mailing een volledige uitdraai maakt van je CRM-systeem bijvoorbeeld.
    Voorbeeld: Als je een adreslijst hebt met 100 adressen en er staan 25 in het Excel-bestand, heb je hierna een adreslijst met 25 adressen (75 adressen worden afgemeld omdat ze niet in het Excel-bestand staan)
     
  3. Nieuwe adreslijst maken
    Voorbeeldvideo met stappen
    Dit is een nieuwe "bron" (zie alinea hierboven). Deze kijkt niet naar afmeldingen van andere adreslijsten. Deze adreslijst kan leeg zijn, maar je kunt hier ook een Excel-bestand aan toevoegen.
     
  4. Iemand meldt zichzelf aan via een aanmeldformulier
    Adreslijsten kunnen gekoppeld worden aan aanmeldformulieren op een website. 
     
  5. Handmatig een e-mailadres toevoegen
    Bij elke adreslijst vind je ook knoppen om handmatig een e-mailadres toe te voegen aan een adreslijst.

E-mails personaliseren

E-mails kunnen gepersonaliseerd worden, zodat je bijvoorbeeld een aanhef kunt gebruiken als:

Beste [aanhef] [voorletters] [achternaam],

Want dan per e-mail resulteert in bijvoorbeeld:

Beste heer B. Obama,

Hiervoor kan elk veld uit de adreslijst gebruikt worden als je er blokhaken omheen zet. Het voorbeeld hierboven werkt dus als de kolommen "aanhef", "voorletters" en "achternaam" aanwezig zijn in je adreslijst (die je dan meestal via een Excel-bestand toevoegt). De kolommen zijn vrij te gebruiken, dus als je dit wilt aanvullen met "personeelsnummer", "telefoonnummer thuis", etc. dan kan dat en kun je dit in je e-mails gebruiken.

Tip vanuit wetgeving (AVG): zorg ervoor dat je alleen gegevens toevoegt die je ook wilt gebruiken. Als je nooit een personeelsnummer of telefoonnummer in een e-mail wilt gebruiken, upload hem dan niet.

Mailings versturen

Met een mailing bedoelen we een mailing aan een of meerdere adreslijsten, bijvoorbeeld het uitsturen van een nieuwsbrief. Voor een mailing zijn enkele velden nodig, dit hoofdstuk beschrijft deze stappen en wat ze inhouden.

Invoervelden voor een mailing

  • Werktitel / Naam
    Dit is een titel waarmee je de mailing kunt herkennen. Deze is voornamelijk voor jezelf en een abonnee ziet dit meestal niet. Een uitzondering hierop is dat deze titel ook wordt meegegeven als er wordt doorgeklikt op een link (zie hoofdstuk statistieken).
     
  • Onderwerp
    De onderwerpregel die de abonnee in het e-mailprogramma ziet. 
     
  • Afzender
    De naam van de afzender, meestal de naam van de organisatie. Wij raden aan om deze niet te wijzigen. Wilt u dat deze standaard anders wordt ingevuld? Neem dan contact met ons op. 
     
  • Adres afzender
    Het e-mailadres van de afzender. 
     
  • Adreslijst(en)
    Selecteer hier de adreslijsten die je wilt gebruiken voor verzending (meer over adreslijsten beheren). Het is ook mogelijk om een deel van een adreslijst te mailen, zie hiervoor het kopje "Segmenteren" hieronder.
     
  • Velden voor de vulling van de nieuwsbrief
    De opmaak en inhoud van een nieuwsbrief kan anders zijn. Zo is de nieuwsbrief van je waterbedrijf niet hetzelfde als die van de Albert Heijn. Omdat deze opzet per nieuwsbrief anders kan zijn, heb je hier ook verschillende velden voor. De snelste manier om dit te begrijpen is het invullen van deze velden en in het voorbeeld te kijken (blauwe knop rechtsboven) hoe de nieuwsbrief eruit ziet.
  • Analytics
    Het kan erg waardevol zijn om te zien wat een abonnee doet nadat hij op een link in een nieuwsbrief heeft geklikt. Hiervoor worden velden meegeven (zogenaamde UTM-tags) met deze links, zodat een statistiekenpakket (bijvoorbeeld Google Analytics) op je website weet waar het bezoek vandaan komt. Zo kun je een abonnee volgen van nieuwsbrief tot aankoop bijvoorbeeld. Vul je hier niets in, dan wordt dit automatisch gevuld met de naam / werktitel van de mailing.

Verzenden

Tip: stuur voordat je verzendt een testmail aan jezelf en controleer of afbeeldingen en links goed werken. Het sturen van een testmail kan via het grijze knopje met de drie bolletjes rechtsboven. 

Zodra de mailing klaar is en je hebt adreslijsten geselecteerd, wordt de groene "Opslaan"-knop rechtsboven voorzien van een uitklapmenu om te verzenden. 

Als je op het driehoekje naast "Opslaan" klikt komt er een optie "Verzenden" tevoorschijn. Dit knopje doet nog niets, maar toont eerst een bevestigingsmelding. In deze melding staat de status ten aanzien van je credits en een optie om de mailing pas later uit te sturen. Als je in deze melding op de groene knop "Verzenden" klikt, wordt de mailing daadwerkelijk verstuurd.

Segmenteren

Deze stap is optioneel. Het komt voor dat je een deel van een adreslijst wilt mailen. Met de optie segmenteren kun je filteren uit alle beschikbare velden van een adreslijst. Om iets geks te noemen: Je kunt bijvoorbeeld alleen de mannen of alleen de vrouwen van een adreslijst mailen. 

Na verzending

Statistieken

De iMailingtool verzamelt standaard de volgende statistieken voor elke verzonden e-mail:

  • Is de e-mail afgeleverd of geweigerd (ook wel 'bounce' genoemd, zie hieronder) en wanneer?
  • Is de e-mail gelezen en wanneer? (dit betekent: zijn afbeeldingen uit de e-mail ingeladen?)
  • Is er doorgeklikt op links in de e-mail en wanneer en hoevaak?

 

Niet afgeleverd (bounces)

Als een bericht niet wordt afgeleverd, wordt dit een 'bounce' genoemd. De ontvangende e-mailserver meldt dan aan iMailingtool dat het bericht niet afgeleverd kan worden. Dit kan verschillende redenen hebben, die worden onderverdeeld in zogenaamde "harde bounces" en "zachte bounces":

  • Hard bounce
    E-mailserver van abonnee meldt aan iMailingtool: "ik kan het bericht niet afleveren en ik verwacht dat dat in de toekomst ook niet lukt"
    Bijvoorbeeld: e-mailadres bestaat niet (meer)
     
  • Zachte/soft bounce
    E-mailserver van abonnee meldt aan iMailingtool: "ik kan het bericht niet afleveren maar ik verwacht dat dat in de toekomst misschien wel weer lukt"
    Bijvoorbeeld: de mailbox is vol

Let op: de status die iMailingtool krijgt, wordt gegeven door de ontvangende e-mailserver. Hoewel daar standaarden voor zijn, worden die niet altijd gehanteerd door de e-mailserver van je abonnees. Zo kan het zijn dat een e-mailserver een harde bounce geeft voor een volle mailbox. Onze ervaring is dat bounce-statistieken ongeveer negen van de tien keer betrouwbaar zijn.


Doorsturen

Wil je een verzonden mailing nasturen voor een individueel e-mailadres? Dan kan dat met de optie "Doorsturen".

Kopiƫren / opnieuw versturen

Je kunt een e-mail die al eens is verstuurd opnieuw gebruiken door hem te kopiëren. De inhoud van de verzonden e-mail komt dan weer terug bij de concepten te staan zodat hij bewerkt en opnieuw verzonden kan worden. De oorspronkelijke mailing blijft staan bij de verzonden items, want die is immers al verzonden.

Online versie

Deze optie opent een niet-gepersonaliseerde online versie van de verzonden nieuwsbrief.

Doorklikken (ook wel clickthrough of CTR genoemd)

Als je links gebruikt in je e-mail om bijvoorbeeld te verwijzen naar een nieuwsartikel, dan wordt gemeten of deze links bezocht worden. Dit wordt gedaan door een link eerst naar onze server te sturen, de klik te registreren en dan door te sturen naar de uiteindelijke link. Deze optie staat standaard aan voor alle uitgaande links.

Betere aflevering

Spam is een groeiend probleem en het herkennen ervan is een grote uitdaging voor spamfilters. Met instellingen in je domeinnaam kun je een spamfilter meer informatie geven over een bericht dat je stuurt. Op die manier help je een spamfilter de juiste keuze te maken als een mail vanuit jouw domeinnaam wordt beoordeeld. Er zijn drie factoren, genaamd:

  1. SPF
  2. DKIM
  3. DMARC

In dit bericht helpen we je met het instellen hiervan voor iMailingtool. Voor het instellen kun je het best bovenstaande volgorde aanhouden (dus eerst SPF instellen, dan DKIM en dan DMARC). Alle drie de wijzigingen moeten gedaan worden bij degene die je domeinnaam beheert. Weet je niet wie dat is? Vul dan hier je domeinnaam in en kijk bij het kopje "Registrar".

Let op: Ziggo verplicht alle drie. Dit betekent dat als je een bericht stuurt aan een @ziggo.nl-, @home.nl- of een @upcmail.nl-adres, je bericht wordt geweigerd als dit niet is ingesteld.

Voorbeeldmail met aanbevolen instellingen

Onderstaande paragrafen geven meer context over deze aanbevolen instellingen, maar mocht je dit gewoon direct willen regelen doe dan deze stappen:

  1. Bepaal wie je domeinnaam beheert met de link hierboven.
    Soms is iWink dat en in dat geval kun je support@iwink.nl mailen waarin je refereert aan dit bericht. Dan regelen wij alles voor je en mag je alle volgende stappen overslaan en ben je klaar.
  2. Vraag je leverancier (meestal iWink) om een DKIM regel voor je domeinnaam
  3. Stuur diegene de onderstaande mail
  4. Stuur ons een bericht zodat we de afrondende fase kunnen doen. Dit is belangrijk, omdat berichten anders alsnog niet goed zullen gaan.

Mail aan de beheerder van de domeinnaam:
----------------

Voor onze domeinnaam willen we SPF, DKIM en DMARC instellen. Volgens mij beheer je onze domeinnaam en kun je me hiermee verder helpen. Zou je de volgende aanpassingen in de DNS van de domeinnaam willen doen?

  1. Het volgende moet in onze SPF staan: "include:_spf.hosting.kirra.nl". Als er nog geen record is, zou je dan een TXT-record willen aanmaken met als inhoud "v=spf1 a mx include:_spf.hosting.kirra.nl ~all"
  2. De DKIM van iMailingtool moet worden toegevoegd voor onze nieuwsbrieven. Zou je daarvoor een TXT-record willen aanmaken met als inhoud "{inhoud die je in stap 2 hebt gekregen}"
  3. Nadat deze beide records er zijn, moet DMARC aangezet worden omdat ontvangers dat vereisen (zoals Ziggo, Google, etc.). Zou je daarom een TXT-record "_dmarc.domeinnaam.nl" willen maken (waarbij domeinnaam.nl onze domeinnaam is) met als inhoud "v=DMARC1;p=quarantine"

----------------

Lees meer

SPF

SPF is een lijst van servers die namens jouw domeinnaam mogen verzenden. Servers kunnen bijvoorbeeld je e-mailserver bij Office365 en iMailingtool zijn. Als een spamfilter dan een e-mail beoordeelt die buiten deze lijst valt, kan de e-mail worden afgekeurd. Zo weet een spamfilters welke servers volgens jou (de eigenaar van de domeinnaam) te vertrouwen zijn.

SPF-record van iWink
In je domeinnaam moet een regel toegevoegd worden/zijn voor SPF. Zo'n regel is van het type "TXT" en de inhoud voor iWink/Kirra/iMailingtool ziet er zo uit:

  • Gebruik je zowel iMailingtool als een website van iWink of weet je het niet? Gebruik dan:
    "v=spf1 a mx include:_spf.hosting.kirra.nl ~all"
     
  • Gebruik je alleen iMailingtool bij iWink? Gebruik dan:
    "v=spf1 a mx include:_imtips.hosting.kirra.nl ~all"
     
  • Gebruik je alleen een website bij iWink? Gebruik dan:
    "v=spf1 a mx include:_clusterips.hosting.kirra.nl ~all"

Zorg er dus voor dat deze regel is toegevoegd aan je domeinnaam.

DKIM

DKIM garandeert dat de inhoud van een e-mail niet aangepast is tussen de verzender en de ontvanger. Zo weet de ontvanger en zijn spamfilter zeker dat een kwaadwillend persoon de inhoud niet onderweg heeft aangepast. De precieze werking gaat voor dit artikel te ver, maar een onderdeel hiervan is dat er een code/sleutel in de domeinnaam wordt gezet om de echtheid van de e-mail te controleren.

Om dit te doen,

  1. Vraag de inhoud voor de DKIM regel op bij je leverancier (bijvoorbeeld iWink). Deze verschilt per domeinnaam, dus vandaar dat we deze niet kunnen geven in dit artikel
  2. Voeg een TXT regel toe aan de domeinnaam met deze inhoud
  3. Meld aan ons dat dit is gedaan. Wij activeren dan het gebruik van DKIM. Deze stap is pas mogelijk als de stappen hiervoor zijn gedaan

DMARC

Met DMARC laat je een spamfilter weten wat je wilt doen als de controle op SPF en/of DKIM niet goed gaat. Daar zijn vele opties voor maar we richten ons eerst op wat er strikt noodzakelijk is: mag de spamfilter zelf bepalen wat er gedaan wordt, moet het in de spam of moet het geweigerd worden voordat het de ontvanger bereikt?

In dit artikel laten we de vele keuzes even achterwege. Ons advies is om de volgende regel in de domeinnaam te zetten. Deze moet op het subdomein "_dmarc" gezet worden, bijvoorbeeld:
_dmarc.domeinnaam.nl    TXT    "v=DMARC1;p=quarantine"

Waarbij "domeinnaam.nl" je eigen domeinnaam is. Deze regel zorgt ervoor dat als een e-mail niet door de SPF en/of DKIM controle komt, het bericht bij de ontvanger in de spam wordt gezet (zodat diegene er nog wel bij kan, mocht dat toch nodig zijn).